Administration & Support Officer – International Rescue – 29 octobre 2026

Contexte

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux crises humanitaires mondiales, aidant à restaurer la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes touchées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933, IRC est l’une des plus grandes ONG humanitaires internationales. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC.

Placé(e) sous la double supervision du/de la Responsable RH et du/de la Responsable de la chaîne d’approvisionnement, le/la Chargé(e) d’administration et de soutien est responsable d’assurer le bon fonctionnement du département Admin/RH au bureau de Bunia, ainsi que d’apporter un niveau de soutien approprié au bureau de terrain de Nyakunde. Il/Elle veille au respect des politiques RH ainsi que des procédures relatives à la gestion du personnel, et supervise les besoins administratifs des bureaux et des maisons d’hôtes de l’Ituri.

Missions et responsabilités

Soutien au personnel :

• Rédiger sous forme numérique la correspondance administrative et les documents de processus (contrats de travail, contrats de service, avenants aux contrats, etc.) ; mettre à jour les formulaires utilisés au sein du département administratif/RH.
• Coordonner la distribution des cartes SIM à tous les nouveaux membres du personnel (y compris les dispositions permettant aux expatriés de recevoir la leur du chauffeur à leur arrivée à Kinshasa).
• Finaliser les demandes de voyage initiales pour le personnel en relocalisation, en coordination avec le département finance concernant les codes budgétaires.
• Coordonner l’enregistrement des visas de tout le nouveau personnel international arrivant.
• Tenir à jour et diffuser un registre des déplacements pour tout le personnel entrant dans le pays ou le quittant, ainsi que pour celui se déplaçant entre les bases opérationnelles.
• Coordonner la documentation de voyage du personnel international et national, comme les ordres de mission, et informer le personnel des exigences sanitaires obligatoires et des autres autorisations, briefings, etc. imposés par le gouvernement.
• Veiller à ce que le crédit téléphonique soit rechargé chaque mois sur toutes les cartes SIM du personnel.
• Vérifier la disponibilité de l’équipement nécessaire pour chaque membre du personnel et coordonner étroitement avec le département informatique afin que tous les équipements soient configurés et prêts à l’emploi dès le(s) premier(s) jour(s) du membre du personnel.
• Gérer le processus d’intégration administrative du personnel local et expatrié, y compris la présentation du Règlement d’ordre intérieur (ROI), du Code du travail, des politiques RH, des conditions d’emploi du personnel national et des autres documents administratifs pertinents.

Entretien des installations et des biens

• Gérer la réception des formulaires de demande administrative et les consolider dans un registre des demandes administratives pour l’entretien et d’autres tâches clés au bureau et dans les maisons d’hôtes.
• Hiérarchiser les tâches administratives en fonction de la sécurité, de l’hygiène et de l’ordre de réception, et coordonner avec les départements, les fournisseurs et les propriétaires pour assurer le suivi.
• Superviser la maintenance et l’entretien des groupes électrogènes.
• Estimer les besoins périodiques en carburant et en lubrifiants et gérer le ravitaillement de tous les véhicules affectés à Bunia, selon un calendrier préétabli.
• Veiller au bon fonctionnement des systèmes d’éclairage et de verrouillage, en collaboration avec le/la Chargé(e) de sécurité ; lui signaler immédiatement tout problème lié à la sécurité.
• Suivre les travaux d’entretien et de réparation des installations électriques et de plomberie dans les bureaux et les maisons d’hôtes de l’Ituri.
• Veiller à la propreté des locaux intérieurs et extérieurs des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri, en coordonnant la collecte des déchets.
• Suivre les contrats avec les différents prestataires de services des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri.
• Veiller à ce que toutes les installations sanitaires, la plomberie et les circuits électriques des bureaux de terrain de Bunia soient en bon état de fonctionnement.
• Suivre le paiement des factures d’eau et d’électricité des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri.
• Gérer l’inventaire et l’attribution du mobilier dans les bureaux de terrain et les maisons d’hôtes de l’Ituri.
• Superviser la gestion physique des biens affectés aux deux bureaux de terrain de l’Ituri, conformément aux procédures des bailleurs et de l’IRC. Cela comprend le suivi direct quotidien de tous les biens, ainsi que l’élaboration de rapports mensuels à soumettre au/à la supérieur(e) hiérarchique direct(e).

Profil recherché

Qualifications

• Diplôme Bac en Commerce, Administration, Logistique ou Equivalent.
• Expérience souhaitable dans la Gestion Administrative, la Logistique d’au moins 12 mois.
• Expérience souhaitable dans la Gestion la logistique et des voyages (achat billets, hébergements et obtention des visa).
• Connaissance des procédures administrative au niveau de la Direction Générale de la Migration en RDC.

Compétences

• Capable de travailler sous pression et dans un environnement multiculturel.
• Faire preuve de bon sens.
• Esprit d’initiative et d’analyse.
• Travail en équipe et bonnes capacités interrelationnelles.
• Sens de l’organisation et de planification.
• Flexibilité (polyvalent).
• Adaptabilité.
• Bon communicateur.
• Organisation et Rigueur.
• Grand sens de confidentialité des informations.
• Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook).
• Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l’Anglais est un plus.
• Engagement à respecter les politiques de l’IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d’égalité et d’inclusion.
• Adhésion aux normes de conduite professionnelle (IRC WAY) et aux principes de partenariat.

Conditions et avantages

L’IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 semaines de congé de maternité à 100%. Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement (période rémunérée et comptabilisée comme temps de travail) pour concilier responsabilité familiale et missions sur le terrain.

Dossier de candidature

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page).
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles (dont une référence RH) et une brève explication de leur relation professionnelle.
• Copies : Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
• Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

Comment postuler

Dépôt des candidatures : Du 27 Octobre au 05 Novembre 2026 à minuit.

Procédure : Postuler maintenant via l’offre en ligne de l’International Rescue Committee (IRC). L’équipe en charge analysera les dossiers au fur et à mesure de leur réception, ce qui peut entraîner une clôture anticipée du processus. Il est recommandé de ne pas attendre le dernier jour.

Référence de l’offre : JR00005698