Assistant(e) administratif(ve) – Brazzaville – 31 octobre 2026

Contexte

Dans le cadre du renforcement opérationnel de son bureau de Brazzaville, la Fondation AVSI recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). Le poste est réservé aux candidats de niveau national (« position nationale »).

Missions et responsabilités

a) Secrétariat

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et des partenaires.
• Recevoir, enregistrer, transmettre et suivre le courrier entrant et sortant.
• Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et autres documents administratifs.
• Classer les documents administratifs, au format papier et numérique.
• Faire circuler l’information entre les membres de l’équipe et les services concernés.
• Garantir la confidentialité des correspondances et des documents dont il/elle a la charge.
• Faire une veille sur les appels à projets et en rendre compte.

b) Organisation logistique du bureau de Brazzaville

• Identifier et consolider les besoins logistiques du bureau.
• Organiser les réservations de transport et d’hébergement et les autres aspects pratiques des missions du personnel AVSI de passage à Brazzaville, selon les autorisations reçues.
• Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et du matériel nécessaire.
• Suivre les entrées et sorties de fournitures et de consommables.
• Tenir à jour les fiches de stock et les registres de distribution.
• Réaliser des inventaires périodiques des fournitures, équipements et matériels.
• Signaler les écarts constatés et proposer des mesures correctives.
• Suivre les besoins d’entretien, de réparation et de maintenance des locaux et des équipements.
• Coordonner les interventions des prestataires de services autorisés.
• Veiller à la propreté, à l’ordre, à la sécurité et au bon fonctionnement des installations.
• Assister le coordonnateur dans l’organisation des activités.

c) Achats et approvisionnements

• Recueillir les demandes d’achat du bureau de Brazzaville.
• Vérifier qu’elles sont suffisamment documentées et validées par les personnes habilitées.
• Préparer les demandes de cotation et solliciter les fournisseurs, selon les procédures d’achat.
• Collecter les offres et préparer les tableaux comparatifs de prix si nécessaire.
• Transmettre les dossiers aux responsables habilités pour analyse et validation.
• Suivre les commandes et relancer les fournisseurs en cas de retard.
• Contrôler à la réception la quantité et l’état apparent des biens livrés, et vérifier qu’ils correspondent aux commandes.
• Signaler toute anomalie.
• Transmettre bons de livraison, factures et justificatifs aux services compétents.
• Tenir à jour le tableau de suivi des achats et des commandes.
• Réapprovisionner les fournitures de bureau selon les besoins et les niveaux de stock.
• Constituer et archiver les dossiers d’achat pour garantir la traçabilité.

d) Appui administratif et financier

• Préparer et transmettre à la Direction (bureau AVSI de Pointe-Noire) les pièces justificatives des dépenses engagées, après validation.
• Classer les copies des factures, bons de commande, bons de livraison, reçus et autres pièces.
• Suivre les échéances des contrats de prestation et alerter la hiérarchie à temps.
• Collaborer avec le service administratif pour le traitement des factures et le suivi des paiements.
• Veiller à ce qu’aucune dépense ou commande ne soit engagée sans les autorisations requises.
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux audits et contrôles internes.

Profil recherché

Qualités essentielles

• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité, autonomie et sens des priorits.
• Bon relationnel et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d’équipe, intégrité et respect des procédures.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs internes et externes.

Formation et expérience

• Formation : Bac+2/3 en secrétariat comptable, logistique, administration des entreprises ou domaine équivalent.
• Une expérience pertinente en logistique ou en secrétariat est un atout.
• Une expérience dans une ONG, une organisation internationale ou une structure de développement est un avantage.

Compétences

• Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook.
• Excellente rédaction administrative et classement documentaire.
• Compétences en gestion des stocks.
• Bonne maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral.
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Conditions et avantages

Date de prise de poste : 4 janvier 2027. Langue de travail : Français. Supérieur hiérarchique : Responsable du Bureau AVSI Brazzaville. AVSI applique le principe d’inclusivité et de non-discrimination dans sa sélection, avec l’égalité des chances quels que soient le sexe, l’âge, l’ethnie, la nationalité, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’état civil, les convictions religieuses, le handicap ou l’appartenance à une catégorie protégée.

Dossier de candidature

• CV et lettre de motivation
• Vérification des antécédents : AVSI se réserve le droit de demander aux anciens employeurs des informations sur d’éventuels différends, préoccupations de protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, ainsi que les antécédents judiciaires et civils pour évaluer l’aptitude à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables.

Comment postuler

Postulez via le lien de candidature. Date limite de dépôt des dossiers : 30 novembre 2026.