Agent d’Approvisionnement – International Rescue Committee

Contexte

Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés. Acteurs engagés pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez-nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.

Fondé en 1933, l’International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisées par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Depuis la déclaration de l’épidémie d’Ebola en 2026, l’IRC soutient les efforts de préparation et de riposte dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu à travers des interventions de santé, de prévention et contrôle des infections (PCI), de communication des risques et d’engagement communautaire (RCCE), ainsi que de protection. La réponse Ebola mobilise un grand nombre d’acteurs de santé, de travailleurs communautaires et de partenaires qui interagissent quotidiennement avec des populations affectées et particulièrement vulnérables. Dans ce contexte, il est essentiel de garantir que les services soient fournis de manière sûre, digne et respectueuse, tout en renforçant la confiance des communautés envers les structures de santé et les équipes de riposte afin de favoriser l’accès aux soins, l’adhésion aux mesures de prévention et le contrôle de l’épidémie.

Sous la supervision du Supply Chain Coordination, le/La Procurement Officer est responsable de la bonne gestion des achats au sein de la base de l’IRC à Butembo. Il/elle supporte également le Supply Chain Coordinateur sur la gestion. La chaîne d’approvisionnement doit être capable d’approvisionner rapidement les programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.

Missions et responsabilités

• Collecteur des cotations auprès des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et d’analyse des offres.
• Veiller à ce qu’un processus d’approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu.
• Veiller à ce que l’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l’IRC et de celles des bailleurs de fonds.
• Coordonner avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement à temps des dossiers d’achat en garantissant les documents de supports complets et vérifiables.
• Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps.
• Informer le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement de tout problème ou difficultés en matière d’approvisionnement.
• Établir et maintenir des relations de travail d’éthique et professionnelles avec les fournisseurs.
• Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local.
• Tenir à jour le rapport des achats et assurer les partages hebdomadaires réguliers.
• Une base de données de fournisseurs pré-qualifiés IRC tenue à jour.
• Situation mensuelle des engagements partagés au superviseur de la chaîne d’approvisionnement.
• Coordonner avec le Warehouse pour soumettre les documents supports des dossiers de paiement à la finance.
• Un système d’archivage Accessible et clair par mois/Grant/Fournisseurs tenu à jour dans Box.
• Une Liste des ATC tenus à jour et soumettre des nouvelles au besoin.
• Appuyer le supply Lead dans tout le processus des DAO.
• Contractualisation : Création de l’instrument contractuel correspondant à l’aide du modèle approprié.
• S’assurer d’inclure dans le contrat toutes les spécifications, exigences, énoncés de travaux, grilles tarifaires fournies par le fournisseur.
• Veiller à ce que les documents justificatifs ci-après soient annexés avant soumission pour approbation du contenu : Formulaire de renseignements concernant le fournisseur bien rempli, Documents d’immatriculation ou d’identification fiscale des sociétés, Autorisation ATC, Réponses à la RFQ, Analyse d’offre signée, Politique relative aux conflits d’intérêt et au code de conduite des fournisseurs de l’IRC.
• Constituer un dossier (Registre de commerce, Quitus fiscal, ATC, Formulaire d’information du fournisseur et le formulaire du conflit d’intérêt) de chaque fournisseur.
• Il/Elle est le lead de tous les contrats de service à IRC Butembo.
• Il/Elle s’assure que les clauses des contrats de service signés par IRC sont respectées.
• Il/Elle partage la mise à jour sur les échéances des contrats de service chaque mois.
• Tâches spécifiques pour Intégra : Télécharger au moins deux fois par jour les demandes d’achats soumises en ligne par les programmes et le support.
• Examiner chaque demande pour se rassurer qu’il y ait les dimensions financières et les dimensions de stock (entrepôt/Stock/non-stock) avant de procéder à l’achat.
• Vérifier de manière systématique si la ligne de demande d’achat dans Integra fait partie du plan d’achat avant de commencer le processus d’achat, si non échanger avec le programme pour mise à jour du plan d’achat.
• Faire en ligne sur Intégra, les bons de commande des biens et service et y attacher tous les documents d’achat (choix du fournisseur, demande de cotations, offres, analyse des offres, TDR…).
• Faire une analyse du statut des achats et partager le rapport à la fin de chaque semaine.
• Pour tous les achats d’actifs sous le budget non restrictif dont le cout est supérieur ou égal à 5 000 dollars, se rassurer que la finance ait attribué le groupe des actifs sur le PR.
• En cas de nouveau fournisseur identifié, se rassurer que ce dernier soit créé en ligne avant tout processus d’achat.
• Étude de marché : L’analyse des couts au marché, s’assurer que les prix sont authentiques et raisonnables.
• Rapportage : Rédiger un rapport mensuel sur tous les contrats de service en cours et les partager au superviseur, produire un rapport sur la performance des fournisseurs en collaboration avec la finance et le programme.
• Archives : Faire l’archivage physique et électronique des dossiers aux fournisseurs dans le Box. Il/Elle est le lead et s’assure de l’archivage de tous les dossiers de Procurement dans Box.

Profil recherché

• Une grande capacité en communication administrative et opérationnelle.
• Un minimum de BAC+3 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste.
• Jouir d’une grande expérience (3 ans) et en gestion des achats dans des grandes organisations. Les expériences des grandes ONG internationales sont souhaitables.
• Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maîtrise de l’internet.
• Être disponible pour toute éventualité.
• Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité.
• La/le candidat(e) doit s’engager à respecter les politiques de l’IRC, notamment la politique de sauvegarde des clients et les principes de diversité, d’égalité et d’inclusion.
• Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et à la prévention de la fraude.
• Respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle (Intégrité, Service, Responsabilité, Égalité).
• Promouvoir les principes de redevabilité mutuelle, de partage de capacités, de co-création et de respect de l’expertise locale.

Conditions et avantages

L’IRC est un employeur de l’égalité des chances et considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. IRC s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction et offre des avantages favorables, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et un paiement de 14 semaines de congés de maternité à 100%. Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement (période rémunérée et comptabilisée comme temps de travail).

Dossier de candidature

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page).
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle.
• Copies : Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoirement délivrée par l’ONEM.
• Toute personne vivante avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

Comment postuler

Dépôt des candidatures : Du 18 septembre au 27 septembre 2026 à minuit.

Procédure : Les dossiers peuvent être soumis en ligne via la plateforme de l’IRC (numéro de demande d’emploi : JR00005071). L’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus, ce qui peut amener à la clôture anticipée du processus. Il est recommandé de ne pas attendre le dernier jour.

Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées. Tout dossier non retenu sera détruit et l’IRC se réserve le droit de demander les originaux des documents fournis.