Responsable Administratif et Financier

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses équipes se mobilise au quotidien pour répondre aux besoins essentiels des populations affectées par les catastrophes naturelles, les conflits et les crises économiques, afin de leur permettre de retrouver rapidement leur autonomie et leur dignité. Dans le cadre de ses actions au Bénin, PUI recrute un(e) Responsable Administratif et Financier (RAF).

Intitulé, positionnement et contexte du poste :

• Titre du poste : Responsable Administratif et Financier
• Rattachement hiérarchique : Coordinateur Support
• Rattachement fonctionnel : Référent Comptable et Financier Siège
• Relations internes : Tout le personnel
• Relations externes : Administration, prestataires, partenaires
• Base d’affectation : Cotonou, Bénin
• Statut : Cadre
• Disponibilité souhaitée : 2 novembre 2026

Missions et responsabilités

Le Responsable Administratif et Financier participe à la bonne gestion financière et budgétaire de la mission, sous la supervision du Coordinateur Support. Il/elle est responsable de la comptabilité sur la mission et co-garant(e) du respect des procédures internes et externes.

1. Participer à la bonne gestion financière et budgétaire de la mission

• Financier : Participer à la mise à jour des tableaux de bord (instances) permettant de veiller à l’équilibre financier de la mission et de prévenir les risques ; S’assurer de la mise en place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion financière et budgétaire sur l’ensemble de la mission ; être responsable du briefing des nouveaux expatriés et employés nationaux sur ces règles, et organiser au besoin des formations ad hoc ; S’assurer, entre autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et mettre en place un système de contrôle interne ; participer également à la validation des dossiers d’achats ; Être en charge, lors des audits et de la déclaration des états financiers sur la mission comme au siège, des pièces et demandes comptables et administratives, et superviser leur transmission au point focal audit.
• Budgétaire : Participer à l’élaboration des budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations (y compris le narratif budgétaire), dans le respect des procédures de chaque bailleur, en coordination avec l’équipe de coordination et les responsables terrain concernés ; Participer tous les mois au suivi budgétaire de chaque projet, dans le respect du calendrier financier PUI ; S’assurer, tout au long de chaque projet, de la bonne affectation des fonds et du respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de reporting ; Élaborer les rapports financiers externes pour les bailleurs de fonds, et les transmettre au/à la Coordinateur(trice) pour transmission au siège, avec l’ensemble des documents constituant le rapport contractuel.

2. Assurer la bonne gestion comptable de la mission

• Superviser l’affectation comptable des écritures, s’assurer de la bonne affectation des dépenses et effectuer la clôture comptable mensuelle, après avoir procédé à l’ensemble des contrôles exigés, et transmettre au siège la comptabilité mensuelle conformément à la procédure de clôture comptable PUI ; s’assurer d’appliquer le Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL)
• Être responsable du bon archivage des pièces comptables selon les règles établies par le siège de PUI
• Établir le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmettre au siège les demandes de transfert
• Veiller à ce que le montant de trésorerie sur la mission suffise aux besoins du terrain sur la période, en prenant en compte les éventuels paiements bailleurs effectués localement dans ses demandes de transfert au siège

3. Participer à la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions « financières »

• Participer à assurer une circulation efficace de l’information aux équipes terrain, capitale et siège
• Rédiger ou participer à la rédaction des rapports d’activités internes pour tout ce qui concerne la gestion financière, budgétaire et comptable de la mission
• Assurer la formation financière des équipes de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, etc.
• Sur délégation, représenter PUI auprès des autorités fiscales (Direction des impôts, organismes collecteurs, etc.) ; développer et entretenir les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forums de coordination ONG, en ce qui concerne les finances et les bailleurs

4. Assurer la bonne gestion administrative

• Superviser la réalisation de toutes les formalités administratives de la mission au niveau de la coordination (enregistrement de l’organisation, renouvellement d’arrêté ministériel, etc.)
• Superviser la compilation des comptes rendus et l’envoi pour validation des rapports annuels
• Veiller à la bonne gestion administrative des courriers de la coordination : envoi, réception et classement
• Veiller à l’archivage de tous les documents administratifs et financiers
• S’assurer du briefing des équipes nationales sur les procédures administratives et financières
• Participer à la compilation de tous documents administratifs

5. Participer à la supervision et à l’encadrement des équipes « admin/fin »

• Participer à la supervision de l’ensemble de l’équipe admin, directement ou non ; participer à la rédaction des profils de postes financiers et aux entretiens d’appréciation
• Participer au recrutement des membres de l’équipe admin
• Assurer et/ou superviser la formation continue aux procédures et outils de PUI des membres nationaux et internationaux de l’équipe admin, en capitale et sur les bases
• Appuyer le(s) Responsable(s) de base dans la conduite de leurs activités admin, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique
• Participer à l’élaboration du plan d’action du département admin, en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission

Profil recherché

• Formation académique : Bac+3 en Gestion comptable et financière (Exigence minimale). Atouts : Bac+5 en Gestion comptable et Financière ; Formation en Gestion de projets.
• Expérience professionnelle : 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire (Exigence minimale). Atouts : Expérience dans une ONG ou dans le secteur de la solidarité internationale ; Expérience avec certains bailleurs internationaux (ECHO, CDCS, ONU, EU, etc.).
• Compétences techniques : Maîtrise de l’élaboration de budget, reporting financier et gestion comptable. Expertise dans la mise en place d’outils de reporting et connaissances en procédures bailleurs institutionnels (OFDA, CIAA, Fonds Humanitaire, etc.). Utilisation de la suite Office (Excel en particulier) et logiciel spécifique (SAGA) débutant.
• Compétences professionnelles générales : Capacité rédactionnelle en langue française, capacité de communication orale et écrite professionnelle, capacité d’usage de l’anglais professionnel.
• Compétences transversales (Indispensable) : Organisation et autonomie, capacité relationnelle et esprit d’équipe, communication interne et cohésion d’équipe, délégation et suivi, analyse et résolution de problèmes, comportement général en accord avec les principes humanitaires et le Code de Conduite de PUI.
• Compétences transversales (Utile) : Capacités d’analyse et de synthèse, adaptabilité, flexibilité, aptitude à formuler des propositions et à prendre des initiatives, souci de conformité aux procédures externes/internes, capacité à l’auto-critique et recherche d’amélioration personnelle et collective, rigueur et attention au détail, redevabilité et engagement.

Conditions et avantages

• Statut : Cadre
• Salaire de base : À partir de 942 623 FCFA (selon expériences)
• Disponibilité souhaitée : 2 novembre 2026

Dossier de candidature

• Un CV
• Une lettre de motivation
• Format unique : Fichier unique au format PDF

Comment postuler

Déposez votre dossier par mail à l’adresse suivante : [email protected]

Objet du mail : « CANDIDATURE AU POSTE DE RAF »

Date limite : Mercredi 14 octobre 2026 à 17h

Pour plus d’informations sur la mission et les valeurs de PUI : www.premiere-urgence.org

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s de la suite du processus, et les dossiers de candidature ne pourront pas être retournés. NB : Ce recrutement est lancé sous réserve d’une mobilité. PUI se réserve le droit de mettre fin au processus de recrutement à tout moment, si les circonstances le nécessitent.