Chargé(e) des Finances et de l’Administration – Mali

Contexte

arche nova – Initiative pour les personnes dans le besoin (AN) est une organisation indépendante, laïque, à but non lucratif et non gouvernementale (ONG) allemande, fondée en 1992, avec pour siège Dresde. Depuis sa fondation, elle soutient les personnes vivant dans des situations instables, causées par des crises, des conflits ou des catastrophes naturelles, et intervient dans les domaines de l’aide humanitaire, de la réhabilitation et du développement. Ses activités sont principalement axées sur l’eau, l’assainissement et l’hygiène (WaSH).

Elle est présente au Mali depuis 2013, avec une présence prédominante dans le Nord du pays où, en collaboration avec ses partenaires locaux, elle apporte son soutien aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux communautés hôtes en milieu rural, dans les domaines de l’eau, de l’hygiène, de la sécurité alimentaire, de la réduction des risques de catastrophe et de la protection.

arche nova conduit actuellement des projets financés par le Ministère Allemand de la Coopération Économique et du Développement (BMZ) ainsi que par le Ministère des Affaires Étrangères (GFFO), en consortium avec des partenaires locaux et internationaux au Mali et au Niger.

Statut : National/régional

⚠️ La position est conditionnée par l’approbation par BMZ du projet « SWIFT » dans les régions frontalières du Mali (Gao) et du Niger (Tahoua).

Le/la Chargé(e) de Finances et d’Administration doit avoir une bonne maîtrise de l’anglais écrit et oral.

Missions et responsabilités

Sous la supervision hiérarchique directe du Chef de Mission, le/la Chargé(e) des Finances et d’Administration collabore étroitement avec le Chargé des Finances et la Manager des Programmes Mali du siège en Allemagne. Il/elle travaille étroitement avec les équipes arche nova et du partenaire local au Mali, ainsi qu’avec les partenaires du consortium au Niger, notamment les responsables chargés des finances et de l’administration.

Il/elle assure la gestion financière et administrative, le suivi de l’application stricte des politiques et procédures administratives et financières d’arche nova et de ses bailleurs de fonds, et supervise la/le comptable.

Les responsabilités ci-dessous sont non exhaustives et évolutives en fonction des besoins pertinents de la mission.

Générales

• Assurer une communication proactive, précise et ponctuelle afin de faciliter la coordination et la prise de décision
• Veiller à ce que les rapports soient exacts et remis dans les délais, avec clarté, exactitude et pertinence des informations
• Assurer la protection des biens, des ressources et des intérêts d’arche nova, et prévenir toute perte résultant de fraude, de gaspillage, d’une administration insuffisante ou d’une utilisation non économique des ressources
• Coordonner l’administration générale du bureau pays/de la mission et contribuer au développement et à l’amélioration de la structure organisationnelle, en collaboration avec le Chef de Mission et le siège
• Garantir une utilisation correcte, efficiente et efficace des ressources financières et humaines de la mission
• Assurer une collaboration étroite ainsi qu’un reporting régulier avec les départements concernés du siège
• Veiller à ce que l’ensemble de l’équipe d’arche nova soit formé aux procédures financières et RH et les respecter
• Appuyer le Chef de Mission afin de garantir le respect des conventions de financement et des exigences des bailleurs en matière de reporting financier et de passation de marchés

Gestion financière, conformité et reporting de la mission

• Mettre en œuvre le système de classement requis pour les documents financiers et les pièces justificatives, conformément aux lignes directrices d’arche nova
• Assurer le respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses, passation des marchés) dans toutes les composantes des projets
• Avant tout engagement ou paiement, vérifier les autorisations requises, la disponibilité budgétaire, l’imputation correcte et la conformité avec les procédures d’arche nova et des bailleurs
• Anticiper les risques financiers, proposer des mesures d’atténuation et signaler toute perte financière ou opérationnelle
• Signaler immédiatement au Chef de Mission toute irrégularité constatée dans les procédures ou les dossiers financiers
• Coopérer et communiquer avec le Chef de Mission, les responsables financiers des partenaires et les collègues du siège pour toute clarification ou correction relative aux livres de caisse et aux comptes bancaires
• Soutenir la préparation des budgets des projets et des demandes de financement
• Contribuer à l’élaboration des budgets des plans annuels de travail, des notes d’intention et des propositions de projets
• Préparer les contrôles budgétaires en rapprochant les dépenses des pièces justificatives correspondantes
• Suivre les dépenses des projets, analyser les écarts entre budgets prévisionnels et dépenses réelles, et en rendre compte au Chef de Mission
• Préparer les demandes mensuelles de liquidités et les soumettre au siège
• Assurer le suivi et la documentation des transferts de fonds entre le siège, la mission et les partenaires
• Élaborer, planifier, consolider et contrôler les rapports financiers ad hoc, mensuels, intermédiaires et finaux prévus dans les contrats avec les bailleurs
• Planifier et suivre les audits internes et externes, et assurer la mise en œuvre des recommandations des auditeurs et missions de supervision du siège

Gestion administrative et RH de la mission

• Suivre l’obtention et le renouvellement des documents juridiques nécessaires aux activités d’arche nova au Mali, en collaboration avec le Chef de Mission et le siège
• Assurer l’élaboration et la gestion des contrats du personnel, conformément à la législation du travail, au code de prévoyance sociale et aux obligations fiscales en vigueur au Mali
• Gérer les relations avec les banques
• Organiser tous les dossiers administratifs complets et les tenir à jour
• Assurer la responsabilité globale du paiement des salaires, honoraires, indemnités et autres rémunérations dues au personnel national et aux éventuels travailleurs journaliers
• Vérifier et valider la paie avant son paiement (retenues fiscales, cotisations sociales, autres avantages, imputations budgétaires)
• Préparer et effectuer le paiement des salaires du personnel national par virement bancaire
• Assurer le contrôle de l’impôt du personnel national, des retenues sur salaires et des autres avantages sociaux, ainsi que leur déclaration aux autorités compétentes
• Veiller à ce que les contrats du personnel soient conformes à la grille salariale d’arche nova, aux budgets disponibles, à la législation nationale et aux procédures
• Assurer que la mission respecte la législation locale et les obligations fiscales
• Assurer le respect des règles de qualité et d’archivage de la documentation administrative selon les règles d’AN
• Assurer la formation et le renforcement des capacités de l’équipe d’arche nova et des partenaires en matière financière, administrative et procédurale

Supervision de la comptabilité et contrôle de la trésorerie

• Superviser la saisie régulière et opportune des opérations de la mission dans WINPACCS et BANANA
• Valider les clôtures comptables mensuelles (arrêtés de caisse, rapprochements bancaires, protocoles de contrôle) avant transmission au siège
• Contrôler, par échantillonnage, la conformité et l’éligibilité des pièces justificatives de dépenses selon les règles d’arche nova et des bailleurs
• Assurer une veille stratégique sur les flux de trésorerie de la mission et consolider les plans de décaissement prévisionnels
• Valider les demandes de paiement, de remboursement et les ordres d’achat
• Autoriser et cosigner les paiements par chèque ou virement bancaire, sur la base des factures dûment approuvées
• Assurer le suivi de haut niveau de l’exécution des contrats de la mission et des mouvements financiers sur les comptes bancaires d’arche nova

Collaboration avec les partenaires

• Former les partenaires aux procédures comptables, financières, administratives et de passation des marchés d’arche nova et des bailleurs
• Renforcer les capacités des partenaires en matière de gestion financière, de comptabilité et de reporting
• Servir de point de contact technique pour orienter, conseiller et aider les partenaires à résoudre les écarts, anomalies ou difficultés relevés dans la justification de leurs dépenses
• Réceptionner, analyser et fournir un retour documenté sur les rapports financiers et pièces justificatives des partenaires, conformément aux périodes contractuelles et aux plans financiers
• Vérifier et valider, avant tout paiement, l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des rapports financiers, des livres comptables et des pièces justificatives soumis par les partenaires
• Assurer l’application des procédures d’arche nova et des bailleurs
• Suivre la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires en cas d’erreurs, d’insuffisances ou de non-conformités constatées

Profil recherché

Le/la candidat(e) maîtrise l’anglais écrit et oral, et dispose de :

• Un diplôme universitaire de niveau Maîtrise II en économie, finances, gestion ou contrôle de gestion
• Une expérience professionnelle de 6 ans, dont au moins 4 ans en tant que chargé(e) de finances dans une structure internationale dans l’humanitaire et/ou le développement
• Une expérience dans l’élaboration de budgets, de rapports financiers, de suivi budgétaire, d’audits, ainsi que dans la gestion de projets
• Une bonne maîtrise des normes comptables SYCEBNL applicables aux entités à but non lucratif au Mali et dans l’espace OHADA, ainsi que des principes et procédures comptables généralement admis, et des exigences de conformité des bailleurs
• Une connaissance des outils WINPACCS
• Une maîtrise opérationnelle de la structure comptable, budgétaire et analytique
• Une maîtrise des logiciels de comptabilité et de gestion financière et des ressources humaines
• Une maîtrise des outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable
• Une bonne capacité d’analyse et de rédaction des rapports financiers
• De bonne moralité, honnêteté, disponibilité, loyauté et grand dynamisme

Conditions et avantages

• Type de contrat : CDD de 2 ans, renouvelable, incluant une période d’essai de 6 mois
• Rémunération : salaire compétitif, défini selon la grille salariale d’arche nova et l’expérience du candidat
• Avantages sociaux : prise en charge intégrale des cotisations fiscales et sociales conformément à la législation malienne (INPS, AMO, ITS)
• Congés : 30 jours de congés payés par an (2,5 jours accumulés par mois de travail effectif)

Dossier de candidature

• Une lettre de motivation (1 page), incluant clairement vos attentes salariales
• Un CV (maximum 3 pages)
• 3 références

Comment postuler

Soumettez votre dossier en français par email.

Objet du mail : Candidature au poste de Chargé Finances et Administration

Adresse email : [email protected]

Date limite : 2 octobre 2026 à 23h59 GMT