Assistant Logistique – ACTED Caracas

Contexte

En coordination avec le Département de Logistique d’ACTED à Caracas, l’objectif général est de fournir un appui spécifique et exclusif aux processus d’achats, de contractualisation de biens et services, et de gestion d’inventaire des projets ACTED Colombie et Venezuela.

Missions et responsabilités

Objectifs spécifiques :

• Réaliser des cotisations, études de marché et constitution de dossiers d’achat selon les directives du superviseur direct et les politiques d’achat d’ACTED.
• Coordonner avec l’équipe logistique d’ACTED et les fournisseurs la gestion des services de transport, d’hébergement et l’achat de biens et services.
• Communiquer de manière fréquente, claire et proactive les avancées et/ou difficultés liées aux processus logistiques et de contractualisation de biens et services.
• Contribuer aux rapports logistiques conformément aux instructions du service logistique d’ACTED.
• Contribuer à la gestion correcte de l’inventaire des intrants et des biens.
• Se tenir à jour concernant les activités et processus logistiques de l’organisation.
• Garantir que les processus logistiques auxquels il/elle participe respectent les standards et exigences logistiques institutionnels et internationaux.
• Réaliser toute autre activité logistique, de sécurité, administrative, de gestion documentaire, d’inventaire et/ou financière de projets qui lui sera assignée.

Devoirs et responsabilités détaillés :

• Achats : Appuyer le service logistique d’ACTED dans les processus d’achats pour les projets, incluant l’élaboration de bons de commande, l’obtention de cotisations et la rédaction de mémos et contrats pour révision/signature du superviseur direct. S’assurer de suivre les procédures d’achat selon le scénario respectif et les politiques d’ACTED. Agir comme point focal avec les fournisseurs de biens et services contractés par ACTED. Garantir que la documentation relative aux acquisitions est réalisée et archivée conformément aux procédures d’ACTED. Assurer le suivi des processus de validation, signatures et approbation des achats, en veillant à ce que les achats et enregistrements transitent entre les équipes logistiques, financières et le niveau de coordination.
• Gestion de l’inventaire : En coordination avec l’Officier Logistique d’ACTED, appuyer la gestion et la maintenance des inventaires. Contribuer aux procédures de réception et d’envoi de biens. Utiliser et tenir à jour le format d’inventaire et réaliser un inventaire physique mensuel. S’assurer que les équipes utilisent correctement les formats d’inventaire.
• Gestion des actifs : Élaboration et contrôle de la liste des actifs. Élaboration et suivi des communications. Gérer les processus d’entrée et de sortie des actifs. Vérifier que chacun des actifs est dûment enregistré et archivé. S’assurer d’avoir des actifs disponibles et en bon état pour chaque mission de l’organisation.
• Rapports : Signaler les nouveautés de manière prompte, claire et proactive à l’Officier Logistique Pays ACTED. Participer hebdomadairement à la réunion de coordination logistique d’ACTED. Préparer des rapports sur l’avancement des processus logistiques, conformément aux informations et aux délais indiqués par le superviseur direct.
• Transports : Appuyer le processus de planification logistique des déplacements sur le terrain ou dans la capitale, par le biais de la révision des moyens de transport et des fournisseurs de services disponibles. En coordination avec ACTED, gérer la réservation et l’achat de vols, de services de transport terrestre et fluvial pour les projets des missions. Appuyer la gestion et le suivi des véhicules et des déplacements lors des missions sur le terrain.
• Communication interne : Générer une dynamique de travail harmonieuse, respectueuse et efficace avec l’équipe FLATS d’ACTED pour atteindre la meilleure exécution des processus logistiques. Surveiller de manière constante les avancées des processus logistiques et générer des alertes en cas de prévision de retards ou de difficultés pouvant affecter l’exécution des projets. Proposer de manière agile et proactive des réponses et des solutions aux obstacles rencontrés dans les processus logistiques et dans le respect des exigences d’achat et de contractualisation de services.

Profil recherché

Exigences et compétences :

• Éducation technique, technologique, diplômé en administration logistique, administration des entreprises, ou carrières connexes.
• Minimum quatre (4) ans d’expérience dans les processus logistiques, cotisations, achats, contractualisation de fournisseurs de biens et services, et gestion des inventaires.
• L’expérience en gestion logistique avec des organisations du secteur social et humanitaire sera considérée favorablement.
• Connaissance souhaitable des fournisseurs logistiques, de transport et d’hébergement dans diverses régions du pays.
• Hâbitudes interpersonnelles : Amabilité, acceptation et solidarité, empathie, écoute active, respect.
• Compétences : Dynamisme, travail en équipe, responsabilité, engagement, orientation vers les résultats, transparence.

Conditions et avantages

Contrat de prestation de services de 2,5 mois, avec possibilité de prorogations selon les performances et le financement.

Ville : Caracas, Venezuela.

Dossier de candidature

La candidature doit obligatoirement inclure :

• Feuille de vie (maximum 3 pages).
• Une lettre de présentation détaillant l’aptitude et l’intérêt pour le poste offert.
• Références (facultatif, vous pouvez inclure des références jugées pertinentes dans le cadre de cette candidature).

Comment postuler

Processus de candidature :

• Il est OBLIGATOIRE de remplir le formulaire suivant pour être pris en compte dans le processus : https://forms.gle/bNC3dLEeDqN3jAe86
• Seuls les candidats présélectionnés et remplissant les conditions établies seront contactés pour poursuivre le processus de sélection.
• Date limite de candidature : 16 octobre 2026.
• Référence : Assistant Logistique – Caracas Venezuela.
• Compte tenu de l’urgence de la demande, ACTED se réserve le droit de clore le processus de recrutement avant la date limite.