Management Services Associate (Protocol) – PAM Ouganda

Contexte

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les urgences et utilise l’assistance alimentaire pour ouvrir la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité. Le poste de Management Services Associate (Protocol) joue un rôle essentiel dans les activités quotidiennes de protocole administratif et de soutien à la haute direction en gérant les fonctions de liaison diplomatique, administrative et gouvernementale.

Missions et responsabilités

• Servir de point focal pour les questions de protocole, diplomatiques et administratives entre le PAM Ouganda et les ministères, départements, agences gouvernementales et le Ministère des Affaires étrangères.
• Maintenir des relations de travail solides avec les responsables gouvernementaux, les missions diplomatiques, les agences des Nations Unies, les partenaires au développement et les autres parties prenantes.
• Fournir un soutien exécutif et administratif complet au Directeur Pays, notamment la gestion du calendrier, des rendez-vous, de la correspondance, des voyages et des engagements officiels.
• Coordonner et planifier les réunions de haut niveau impliquant la haute direction du PAM, les représentants gouvernementaux, les ambassadeurs, les chefs d’agences des Nations Unies, les donateurs et d’autres acteurs clés.
• Préparer les documents d’information, les notes d’allocution, les notes de protocole, la correspondance et toute autre documentation requise pour les réunions de direction, les missions et les engagements officiels.
• Planifier, coordonner et soutenir les conférences de haut niveau, les ateliers, les visites de donateurs, les cérémonies officielles, les délégations de VIP et autres événements stratégiques.
• Organiser les dispositions protocolaires et logistiques pour les missions officielles, les visites sur le terrain et les visites de hauts fonctionnaires, donateurs et dignitaires.
• Coordonner les voyages officiels et le soutien de mission pour le Directeur Pays et la haute direction en conformité avec les politiques du PAM.
• Suivre et traiter les actions liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d’autres domaines pertinents dans les systèmes d’entreprise.
• Faciliter les questions liées aux taxes avec l’Autorité fiscale de l’Ouganda (URA), y compris les exonérations fiscales, les remboursements de TVA et les documents douaniers.
• Tenir à jour des dossiers précis, des bases de données, des listes de contacts et des rapports relatifs aux activités de protocole et à la liaison gouvernementale.
• Assurer un suivi en temps opportun des points d’action, maintenir la confidentialité des informations sensibles et contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs.
• Surveiller les besoins en ressources de la zone de responsabilité désignée et aider à identifier de nouvelles exigences pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les méthodes de travail et le service client.
• Fournir une formation et des conseils au personnel pour améliorer la compréhension des règlements, politiques et procédures de protocole et de services de gestion.
• Examiner et recommander des améliorations aux procédures pour contribuer à l’optimisation continue des services fournis.
• Toutes autres activités requises par le poste.

Profil recherché

• Éducation : Achèvement de l’enseignement secondaire OU diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, relations internationales ou diplomatie, relations publiques et communication, ou dans un domaine connexe.
• Expérience : Au moins six ans d’expérience avec un certificat d’études secondaires OU un diplôme universitaire (Licence) avec un minimum de trois ans ou plus d’expérience avérée en administration des affaires et protocole.
• Connaissances et compétences : Solide connaissance du protocole diplomatique, de l’étiquette officielle et des pratiques applicables aux gouvernements, à la diplomatie et aux Nations Unies. Connaissance approfondie des structures et procédures du gouvernement ougandais. Solide compréhension de la confidentialité et de la sensibilité diplomatique. Compétences efficaces en matière de soutien exécutif (gestion de calendrier, coordination des voyages, suivi de la correspondance, préparation de réunions). Appréciation des protocoles et exigences logistiques pour les visites de VIP et événements de haut niveau. Excellentes compétences en communication écrite et verbale. Bonnes compétences en analyse et résolution de problèmes. Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et des outils numériques.
• Langues : Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit ; la connaissance d’une langue des Nations Unies constituerait un avantage.

Conditions et avantages

Le PAM offre un environnement de travail hautement inclusif, diversifié et multiculturel. L’organisation investit dans le développement personnel et professionnel de ses employés à travers divers programmes de formation, de coaching et de mentorat. Un ensemble de rémunération attractif est proposé. Des mesures d’adaptation raisonnables sont prévues pour les personnes handicapées (contact : [email protected]). Aucun frais n’est demandé par l’ONU à aucun stade du processus de recrutement.

Dossier de candidature

• CV
• Lettre de motivation

Comment postuler

Toutes les candidatures doivent être soumises exclusivement via le système de recrutement en ligne du PAM. Aucun CV ou candidature envoyé par e-mail, LinkedIn ou tout autre canal ne sera pris en compte. Il est fortement recommandé de veiller à ce que le profil Workday soit exact et complet (historique professionnel, qualifications académiques, compétences linguistiques, grade ONU le cas échéant).

En cas de problèmes techniques lors de la soumission, contactez : [email protected] (uniquement pour les problèmes techniques, les candidatures spontanées ou documents envoyés à cette adresse ne recevront pas de réponse).

Date limite de candidature : 6 octobre 2026 à 23:59 (UTC+03:00) heure normale d’Afrique de l’Est (Kampala).

Référence de l’offre : JR127210