IRD Sénégal recrute Assistant(e) de Direction

Contexte

Référent scientifique incontournable sur les grands enjeux du développement et organisme pluridisciplinaire reconnu internationalement, l’Institut de recherche pour le développement est un établissement public français placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation et de celui de l’Europe et des affaires étrangères. Il porte depuis plus de 75 ans une démarche originale de recherche, d’expertise, de formation et de partage des savoirs au bénéfice des territoires et pays qui font de la science et de l’innovation un des premiers leviers de leur développement. Près de 40 % des effectifs de l’Institut sont affectés à l’étranger et en outre-mer. Affectation géographique : Représentation de l’IRD, Route des Pères Maristes – Hann – Dakar, Sénégal. Branche d’Activité Professionnelle (BAP J) : Gestion et Pilotage. Famille d’activité professionnelle : Administration et Pilotage. Niveau : 5. Emploi-type : Assistante de direction. Affectation structurelle : Institut de Recherche pour le Développement (IRD), Unité/Service : Services d’appui.

Missions et responsabilités

Placée sous l’autorité directe de la Représentante de l’IRD au Sénégal, l’Assistante de Direction assure l’organisation, la coordination et le suivi d’activités administratives qui lui sont confiées par la Représentante. À ce titre, elle constitue l’interface privilégiée entre la Représentation, les services administratifs sénégalais, l’ensemble des structures internes et externes (services centraux, départements et unités de recherche du siège, fournisseurs, etc.), les partenaires locaux, les unités de recherche, les chercheurs, les partenaires institutionnels et les prestataires externes. Elle apporte un soutien opérationnel autant que de besoin pour l’ensemble des missions de la Représentation.

Activités

Gestion administrative et soutien opérationnel

• Être le point d’entrée de la Représentation pour les nouveaux arrivants et les interlocuteurs internes et externes, et faciliter leur orientation et leur intégration dans l’environnement de la Représentation ;
• Réaliser des opérations de gestion administrative courante en relation avec le domaine d’activité de la structure ;
• Assurer le suivi des conventions de recherche et de partenariat ;
• Gérer les réservations des salles ;
• Gérer les chambres de passage de Hann et Niakhar ;
• Gérer et suivre les dossiers d’exonérations ;
• Suivre les dossiers relatifs aux activités d’importation, d’exportation et de transit ;
• Instruire et suivre les demandes de visa courtoisie/carte diplomatique ;
• Gérer les fiches d’intervention pour les demandes de visa en France pour les étudiants, agents, enseignants et partenaires ;
• Assurer l’instruction et la mise en œuvre de certains dossiers transverses.

Soutien au Représentant

• Organiser l’agenda, les réunions et les déplacements ;
• Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous et activités du/de la Représentant(e) ;
• Anticiper les besoins et effectuer les alertes nécessaires ;
• Constituer et gérer la documentation nécessaire au/à la Représentant(e).

Profil recherché

Formation et expérience

• BAC + 2 en gestion administrative / secrétariat / bureautique ;
• Expérience professionnelle de 5 ans exigée.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Rédiger des actes administratifs et des courriers ;
• Instruire un dossier ;
• Mettre en œuvre des processus et des procédures.

Aptitudes

• Sens de l’organisation et esprit d’initiative ;
• Sens des responsabilités collectives et aptitudes relationnelles ;
• Autonomie, initiative et capacité d’anticipation ;
• Sens de la diplomatie et qualités relationnelles ;
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.

Conditions et avantages

• Possibilité de service partagé et de suppléance ;
• Astreintes éventuelles de nature exceptionnelle (heures supplémentaires pour accompagnement des événements, situations d’urgence, etc.) ;
• Station assise prolongée.

Dossier de candidature

• CV
• Lettre de motivation
• Diplômes

Comment postuler

Le dossier de candidature est à transmettre à l’adresse électronique suivante : [email protected] au plus tard le mercredi 30 septembre 2026 à 16h00.