Coordinateur(trice) exécutif(ve) intérimaire – FONGIM – 31 octobre 2026

Contexte

Le FONGIM est une association de droit malien reconnue par les autorités nationales. Il regroupe 113 ONG internationales qui interviennent dans l’action humanitaire, le développement et la cohésion sociale au Mali. Sa mission est de promouvoir et renforcer la coordination, la concertation, la représentation et la collaboration entre ses membres. Il offre un espace indépendant de dialogue, de partage d’informations, d’expertise et de bonnes pratiques, et favorise des positions communes sur les enjeux stratégiques et opérationnels. Il joue aussi un rôle d’interface auprès des autorités nationales et locales, des agences des Nations Unies, des partenaires techniques et financiers, des représentations diplomatiques et des autres acteurs. Ses activités reposent sur quatre piliers statutaires : information et plateforme d’échanges ; coordination et représentation ; plaidoyer et communication ; renforcement des capacités.

Pendant le congé de maternité de la titulaire, le FONGIM recrute un(e) coordinateur(trice) exécutif(ve) intérimaire pour assurer la continuité des activités de coordination, d’organisation et d’appui administratif de la Direction exécutive. La mission étant courte, la personne recrutée doit être très autonome, s’adapter vite et être rapidement opérationnelle. Cette période comprend l’organisation et le suivi des réunions statutaires, la coordination avec les organisations membres et les groupes de travail, et l’appui au fonctionnement quotidien.

Missions et responsabilités

Sous la supervision directe du Directeur exécutif, le/la titulaire contribue au bon fonctionnement de la Direction exécutive en assurant un appui de haut niveau en coordination, organisation, gestion administrative, communication institutionnelle et suivi des activités. Il/elle est notamment chargé(e) de :

• coordonner l’organisation des réunions statutaires : réunions mensuelles du Bureau, Assemblées générales, réunions des groupes de travail ;
• préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions ;
• faciliter la circulation de l’information entre la Direction exécutive, le Bureau, les organisations membres et les groupes de travail ;
• appuyer la gestion des relations institutionnelles et des communications avec les partenaires externes ;
• contribuer aux documents de travail, présentations, notes et rapports ;
• assurer le suivi administratif des activités et améliorer l’organisation interne.

1. Coordination et organisation des réunions internes

• Planifier, organiser et coordonner les réunions du Bureau, des Assemblées générales, des groupes de travail, des groupes régionaux et autres réunions institutionnelles.
• Assurer la logistique : convocations, ordres du jour, documentation, salles, restauration, équipements audiovisuels, fournitures.
• Tenir à jour le calendrier des réunions et veiller aux échéances.
• Préparer les supports (PowerPoint, notes de réunion, dossiers des participants).
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux clairs et fidèles.
• Suivre les décisions, recommandations et points d’action avec les responsables.
• Classer et archiver les documents des réunions dans les espaces numériques de la Direction exécutive.
• Assurer la liaison avec les chefs de file des groupes de travail.
• Contribuer au suivi et à l’évaluation des activités des groupes de travail et aux rapports d’activités pour les partenaires.

2. Appui à la coordination et aux relations institutionnelles

• Appuyer le Directeur exécutif dans la gestion des relations avec les membres, partenaires institutionnels et autres parties prenantes.
• Suivre les correspondances et communications institutionnelles, avec qualité et ponctualité.
• Préparer courriers, notes, messages et documents de communication.
• Contribuer à l’organisation des rencontres, conférences, ateliers, événements et missions.
• Gérer l’agenda du Directeur exécutif.
• Faciliter le partage d’informations entre interlocuteurs internes et externes.
• Appuyer la préparation des dossiers pour la participation du FONGIM aux réunions et mécanismes de coordination.

3. Gestion administrative et appui au fonctionnement

• Assurer le suivi administratif des activités de la Direction exécutive.
• Mettre à jour les bases de données et listes de contacts des membres et partenaires.
• Appuyer le suivi des adhésions et des demandes d’information.
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme correspondances, notes, rapports et documents administratifs.
• Classer, numériser et archiver les documents (physiques et électroniques).
• Garantir l’organisation et l’accessibilité des dossiers partagés, dans le respect de la confidentialité.
• Contribuer à améliorer les outils de suivi administratif et les procédures internes.
• Apporter tout autre appui demandé par le Directeur exécutif.

4. Suivi des activités et reporting

• Contribuer à la collecte, à la consolidation et à l’analyse des informations de suivi des activités.
• Suivre les échéances, engagements et tâches de la Direction exécutive.
• Préparer tableaux de suivi, synthèses, notes d’information et présentations pour le Directeur exécutif et les instances de gouvernance.
• Participer aux rapports périodiques d’activités et aux documents pour les partenaires.
• Signaler à temps les difficultés, retards ou points nécessitant une décision.

Principaux interlocuteurs :

• Directeur exécutif du FONGIM.
• Bureau du FONGIM et chefs de file des groupes de travail.
• Équipe du FONGIM : coordination, finance, gestion de l’information.
• Directions des ONG internationales membres.
• Autres acteurs : agences des Nations Unies, ONG nationales, société civile, autorités, selon les besoins.

Profil recherché

Formation et expérience

• Diplôme universitaire Bac+3 minimum en administration, gestion, sciences sociales, relations internationales ou domaine équivalent.
• Au moins 3 ans d’expérience confirmée sur un poste administratif de haut niveau.
• Expérience comme point de contact d’un cadre supérieur.
• Expérience dans une organisation humanitaire et/ou de développement.
• Expérience en coordination multi-acteurs (forum, consortium, réseau) : atout important.
• Résultats documentés en lien avec les responsabilités du poste.

Compétences techniques

• Maîtrise parfaite du français à l’écrit et à l’oral ; bonne connaissance de l’anglais.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de réunion en ligne.
• Excellentes capacités rédactionnelles (comptes rendus, correspondances, notes).
• Bonne connaissance du contexte humanitaire et institutionnel malien.

Compétences comportementales

• Gérer les environnements peu sûrs ; planifier et obtenir des résultats ; autonomiser et renforcer la confiance ; communiquer de façon respectueuse.
• Discrétion, rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.

Valeurs et engagements

La personne retenue travaille en accord avec les valeurs de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Elle respecte les principes directeurs, le code de conduite et la politique de sécurité, y compris les règles de protection contre l’exploitation et les abus sexuels.

Conditions et avantages

• Remplacement temporaire d’une titulaire en congé de maternité.
• Période : Du 1er janvier au 31 mars 2027 (environ 3 mois).
• Prise de poste : 1er janvier 2027 (critère essentiel).
• Supérieur direct : Directeur(trice) exécutif(ve) du FONGIM.
• Lieu : Mali (Bamako).
• Le recrutement est entièrement gratuit : aucune somme n’est demandée à aucune étape.
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Dossier de candidature

• Un CV détaillé et à jour.
• Une lettre de motivation précisant votre disponibilité au 1er janvier 2027.
• Les coordonnées de trois références professionnelles, dont au moins un(e) ancien(ne) supérieur(e) hiérarchique.

Comment postuler

• Procédure : Envoi uniquement par e-mail.
• Adresse e-mail : [email protected]
• Date limite : Vendredi 20 novembre 2026 à 12h00 (heure de Bamako). Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas prises en compte.
• Référence / Objet de l’e-mail : Intérim – Coordinateur(trice) Exécutif(ve) FONGIM
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.